Sformułowanie „cyfrowa transformacja biznesu” odmienianie jest przez wszystkie przypadki. Artykuły na ten temat znaleźć można praktycznie w każdym blogu i czasopiśmie biznesowym, a ich autorzy przekonują, że to szansa na zdobycie przewagi konkurencyjnej. Ale czy w dzisiejszych czasach cyfryzacja biznesu to jeszcze wybór czy już wymóg?

Cyfrowe państwo

Ważnym katalizatorem cyfrowej rewolucji jest Państwo. Choć zwykle nie kojarzy się nam ono z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, warto zauważyć, że przez ostatnie kilka lat to właśnie organy państwowe skłoniły wielu przedsiębiorców do wymiany posiadanych rozwiązań IT. Choć przeciętny Kowalski większość kontaktów z urzędami państwowymi kojarzy głównie z wizyt w urzędach, ostatnie  kilka lat to intensywna cyfryzacja kontaktów na linii podatki – państwo.

Od 2017 działa w Polsce Jednolity Plik Kontrolny, który obecnie przejmuje funkcje deklaracji VAT. Od tego roku JPK ma również wyeliminować tradycyjne kontrole skarbowe. Zamiast kilkudniowej wizyty kontrolera, przedsiębiorca będzie po prostu wysyłał jeden plik zawierający wszystkie informacje księgowe. Co ciekawe dane wysyłane przez przedsiębiorców przechowywane są w chmurze Microsoft Azure, a do ich analizy mają być stosowane nowoczesne algorytmy i sztuczna inteligencja –  jak na projekt państwowy brzmi to bardzo futurystycznie.

Na cyfryzację stawia nie tylko Urząd Skarbowy ale także ZUS. Od lipca tego roku powszechnie obowiązują już elektroniczne zwolnienia chorobowe. Od przyszłego roku pracodawcy będą także mogli przenieść dokumentację pracowniczą do strefy cyfrowej, a ZUS odbierać będzie zgromadzone informacji w formie cyfrowych raportów imiennych. Trend cyfryzacji dotykać będzie wszystkich obszarów kontaktu między państwem, a przedsiębiorcą. A to z kolei wymusza na przedsiębiorcach wprowadzenie zmian w ramach własnej organizacji. e-zwolnienia, elektroniczne teczki pracownicze, Jednolity Plik Kontrolny – przygotowanie się do tych zmian wymagało od wielu przedsiębiorców wdrożenia nowoczesnych narzędzi, które pozwoliłyby im wypełniać obowiązki wobec Państwa w nowej cyfrowej wersji.

Cyfrowe społeczeństwo

Szacuje się, że w 2025 roku pokolenie Y (a więc osoby urodzone w latach 1985 – 1994) stanowić będą aż 75% globalnej siły roboczej. To oznacza, że Ci pracodawcy, którzy nie przystosowali się jeszcze do nowego typu pracownika już wkrótce będą musieli to zrobić.  Pokolenie Y ceni bowiem innowacyjność i nowe technologie. Sami zainteresowani jako swoje najważniejsze, pozytywne cechy wskazują wielozadaniowość (71 proc.), mobilność (67 proc.), jak również znajomość nowych technologii (60 proc.).  Dla pracodawców, chcących przyciągnąć do siebie przedstawicieli nowego pokolenia, oznacza to konieczność dostosowania swojej organizacji pracy do wymagań nowego typy pracownika. Bez inwestycji w cyfryzację przedsiębiorstwa raczej się więc nie obejdzie. Zwłaszcza, że pokolenie Y to także coraz większy kawałek tortu na rynku klientów. W czasach ogromnej konkurencji dla producentów oznacza to konieczność ciągłego rozwijania i udoskonalania swojej oferty. Istotne jest również dostosowanie usług do przyzwyczajeń konsumentów, w tym również tych związanych z technologiami. Dzisiejszy dwudziesto/trzydziestolatek nie wyobraża sobie życia bez smartfonu i oczekuje, że coraz więcej zadań będzie mógł zrealizować poprzez ekran swojego telefonu. Z tych też powodów generacja Y znakomicie wpisuje się w trend związany z rozwojem rynku e-commerce w Polsce. Z jednej strony pokolenie Y dysponuje sporym potencjałem zakupowym, z drugiej zaś – doskonale radzi sobie z handlem w sieci i narzędziami temu służącymi. Przedsiębiorcy muszą sobie z tą zmianą poradzić. Zwłaszcza, że tuż za rogiem czeka kolejna zmiana – swoje decyzje zakupowe zaczynają podejmować również przedstawiciele pokolenia Z (osoby urodzone po 1994 roku), dla których cyfryzacja będzie już standardem.

Jak przejść cyfrową  transformacje?

Przede wszystkim spokojnie. Cyfryzacja czeka każdego przedsiębiorcę, nie każdego jednak w tym samy zakresie. Inne elementy będzie wdrażać niewielkie przedsiębiorstwo, inne wielka korporacja. Pierwszym poważnym krokiem w stronę cyfryzacji będzie wdrożenie systemu informatycznego (ERP), który pomoże w zarządzaniu przedsiębiorstwem, jednocześnie będąc odpowiedzią na opisane wyżej wymagania.

Według danych GUS (raport Społeczeństwo Informacyjne w Polsce) z rozwiązań typu ERP korzysta w Polsce około 22% firm. Im większa firma tym wyższy jest ten współczynnik. Wśród firm średnich już co drugie przedsiębiorstwo w Polsce używa systemów ERP, wśród firm dużych ten współczynnik wynosi aż 84%. Jeśli Twoja firma nadal nie ma takiego rozwiązania, naprawdę warto rozważyć jego szybkie wdrożenie – Twoja konkurencja pewnie już je ma.

Jak pokazują badania zrealizowane przez firmę Soneta** sp. z o.o. producenta oprogramowania enova365, firmy w Polsce najczęściej korzystają z rozwiązań z zakresu kadr płac (98% badanych) oraz finansów i księgowości (98%). Popularne są także rozwiązania do obsługi magazynu i zakupów (85%) oraz sprzedaży i CRM (84%). Kolejne ważne obszary to oczywiście raportowanie (Business Intelligence) oraz Document Management Systems (zarządzanie obiegiem dokumentów).

Systemy ERP pomagają firmom zmierzyć się z wymaganiami związanymi z cyfryzacją na linii państwo – przedsiębiorca. W zasadzie wszystkie opisane powyżej zmiany wymagały wdrożenia rozwiązań, które w większości stanowią element systemów ERP. Jednolity Plik Kontrolny, e-deklaracje, elektroniczne teczki pracownicze – w realizacji wszystkich tych wymogów wyręczy lub przynajmniej odciąży nas system ERP. Wybierając system warto wybrać rozwiązanie, które nie tylko będzie zgodne z przepisami teraz, ale będzie gwarantować tą zgodność również w przyszłości. Rozmawiając z potencjalnym dostawcą upewnij się przede wszystkim, że będzie on dostarczał funkcje związane ze zmianami w przepisach w ramach pakietów aktualizacji (tak jak w przypadku rozwiązań enova365). Część dostawców decyduje się na wprowadzenie odpłatności traktując zmiany w przepisach jako dostarczenie nowych funkcji.

W związku ze zmieniającymi się trendami społecznymi, praca zdalna staje się w Polsce coraz popularniejsza. Przed firmami stoi wyzwanie zapewnienia swoim pracownikom dostępu do niezbędnych narzędzi z domu, przy jednoczesnym utrzymaniu bezpieczeństwa danych. Wybierając ERP warto wybrać więc rozwiązanie, które pozwala na dostęp do systemu poprzez przeglądarkę internetową czy nawet aplikację mobilną.  Z badań firmy Soneta wynika, że z systemów w wersji mobilnej korzysta 46% firm, a im firma większa tym większy jest ten współczynnik. Wśród firm największych (zatrudniających więcej niż 500 pracowników) ten współczynnik wynosi aż 64%. Przed Twoją firmą stoi wyzwanie zapewnienia swoim pracownikom dostępu do narzędzi i zawartych w nich danych nawet w trakcie podróży. To również odpowiedź na potrzeby młodego pokolenia pracowników, przyzwyczajonych do możliwości pracy zdalnej oraz oczekujących stałego dostępu do narzędzi pracy. Jednocześnie firma musi dbać o bezpieczeństwo danych dlatego ważne jest aby system, który wybierzemy zapewniał wysokie standardy bezpieczeństwa takie jak szyfrowanie, możliwość edycji i kontroli praw dostępu czy bezpieczne środowisko (gwarantowane przez regularne testy penetracyjne).

Systemy ERP to także szansa na podniesienie rentowności przedsiębiorstwa, właśnie dzięki cyfryzacji części procesów. Główną korzyścią wynikającą z wdrożenia systemu ERP są oszczędności czasu pracy dla poszczególnych pracowników. W głównej mierze chodzi o operatorów (bezpośrednich użytkowników) programu, którym wypełnienie obowiązków będzie po prostu zajmować mniej czasu. To wynik głównie eliminacji powtarzalnych czynności, które wykona za nich system (np. pomoże w szybszym przygotowaniu oferty handlowej czy zaksięgowaniu faktury), ale także zmniejszeniu liczby pomyłek (i czasu potrzebnego na ich naprawienie) czy wyeliminowanie przestojów w pracy związanych np. z poszukiwaniem zaginionego dokumentu czy informacji. Wdrożenie systemu ERP przekłada się także na oszczędności czasowe dla osób, które nie pracują bezpośrednio systemie. W jaki sposób? Przede wszystkim system pomaga usprawnić obieg procesów i informacji w firmie. Przykładowo informacje o zleceniu trafią do magazyniera nie tylko szybciej – będą też dokładniejsze. Jak pisaliśmy wyżej, systemy ERP pozwalają także zmniejszyć ryzyko wystąpienia różnego rodzaju błędów (np. źle skompletowane zamówienie czy zagubiona faktura). W rozwikłanie takich problemów, zwykle zaangażowani są także pracownicy innych działów. System ERP powinien wyeliminować bądź przynajmniej zredukować częstotliwość wystąpienia takich sytuacji.   W dobie BIG DATA szczególnie cenną cechą będą także funkcje raportowania i Business Intelligence. Komplet informacji na temat wyników, zamówień, zakupów itp. można bez trudu uzyskać z systemu. ERP usprawniają również proces podejmowania decyzji, ponieważ pracownik ma szybszy dostęp do danych historycznych i statystycznych.

Przyszłość cyfryzacji

Cyfryzacja i związane z nią zmiany dotkną finalnie każdego przedsiębiorcę.  BIG DATA, sztuczna inteligencja – trendy o których dziś mówią wielkie korporacje finalnie staną się rzeczywistością także mniejszych firm. Systemy ERP pozwalają te wielkie globalne trendy przełożyć na możliwości nawet niewielkich firm. Już dziś większość systemów daje rozbudowane możliwości analityczne, wkrótce dzięki machine learning pomogą one jeszcze lepiej zarządzać przedsiębiorstwem. Wybór systemu ERP to więc pierwszy, ważny krok na drodze do cyfryzacji firmy. Krok, który będzie owocował również w przyszłości.

O systemie enova365

System enova365 to modułowe rozwiązanie ERP dostarczające rozwiązania z zakresu HR i Kadr Płac, Księgowości i zarządzania finansami, Business Intelligence, zarządzania magazynem i sprzedażą, obiegu procesów i DMS. enova365 to unikalny system ERP, który posiada kilka interfejsów pozwalających na wygodne korzystanie z systemu za pomocą komputera (także przeglądarki internetowej) i urządzeń mobilnych (aplikacje na urządzenia z android oraz windows). Niezależnie od sposobu korzystania użytkownik ma dostęp do tych samych danych i funkcjonalności. System dostępny jest również jako usługa w chmurze. Dzięki najnowszym technologiem i ciągłemu rozwojowi system jest odpowiedzą na potrzeby nowoczesnych przedsiębiorców.

*Badanie „#jestemYgrekiem, nie jestem leniem” Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Kadrami
** Badania firmy Soneta, zrealizowane na grupie 200 firm, będących użytkownikami systemów ERP. Lipiec 2017 r.

Podobne posty